Success Story
Onboarding HubSpot d'un groupe d'écoles

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MyDigiCompany maximise le potentiel

d'un groupe d’écoles

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Un groupe pionnier de la formation en santé naturelle et bien-être en Europe ; quatre entités distinctes ; un objectif : unifier la stratégie de recrutement via un outil unique pour booster les candidatures, en prenant les meilleures pratiques de chaque école. Un projet d’onboarding HubSpot ambitieux et challengeant comme nous les aimons. 

Depuis sa création, MyDigiCompany a accompagné de nombreuses écoles dans leur communication digitale (création de site internet, stratégie de contenus…), mais aussi sur HubSpot. L’agence se positionne ainsi comme référente dans ce secteur et joue un réel rôle de conseiller auprès des écoles et des organismes de formation qu’elle accompagne. La mission de nos équipes ? Avoir une vision d’ensemble, conseiller, proposer des process adaptés et former.

Le besoin principal était clair : mettre en place une stratégie de groupe pour recruter plus d’étudiants et atteindre les objectifs fixés pour les prochaines rentrées. La recommandation de nos équipes était d’utiliser un outil unique pour pouvoir regrouper toutes les actions et de passer à un Marketing Hub Entreprise , nécessaire pour rendre possible cette migration des données centralisée.

Le second objectif de notre client était de faciliter les tâches redondantes en automatisant un maximum d’actions au niveau de la gestion des candidatures. Ici encore, le CRM HubSpot s’avérait être la meilleure réponse possible.

Pour répondre à ces différents objectifs, nos équipes sont intervenues, en suivant 3 étapes :

  1. Présentation des avantages du Marketing Hub Entreprise comparé à un Hub par école
  2. Préparation du portail commun sous licence Entreprise
  3. Import des données de chaque Hub école dans le portail commun
Afin de définir un cahier des charges complet qui a été la feuille de route tout au long du projet, nous avons échangé avec les équipes de notre client sur différents points :
  • Leurs objectifs prioritaires concernant la personnalisation de leur HubSpot
  • Les spécificités du groupe, mais également de chaque école
  • Les fonctionnalités HubSpot déjà utilisées
  • Les outils externes à connecter à HubSpot
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Analyse du besoin et définition du

cahier des charges

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Ateliers de travail

et de formation

Plusieurs ateliers ont été organisés dans une logique de co-construction. Au cours de ces sessions de travail, les points essentiels ont été discutés en détail, de manière à décider d’un modèle fonctionnel pertinent et adapté aux besoins de chaque établissement. C’est sur la base de cet inventairel réalisé en atelier que le paramétrage de HubSpot a ensuite été effectué.

Une fois le travail de paramétrage effectué, des ateliers de formation ont été organisés chez le client, afin de présenter le fonctionnement opérationnel des paramétrages mis en œuvre et actifs.

Aujourd’hui, il n’existe aucun outil ni connecteur efficace et sécurisé pour migrer les données d’un portail HubSpot à un autre. Cette étape s’avère donc complexe et particulièrement délicate. 

En premier lieu, de nombreuses actions doivent être faites manuellement (recréer les formulaires, les modèles d’email, les newsletters, les workflows, les liens de rendez-vous, les comptes utilisateurs, les chats…).

Concernant la migration des données en elle-même, il a fallu réaliser un travail de segmentation et d’uniformisation afin d’assurer que les données intégrées, soient bien associées à chaque école. Les équipes utilisant HubSpot au quotidien pour le traitement de leurs leads, la migration a été effectuée sur une demi-journée seulement pour minimiser l’impact de l’interruption. 

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Migration de HubSpot

vers HubSpot

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Focus sur quelques

fonctionnalités spécifiques

Process Journées Portes Ouvertes

Comme de nombreuses écoles, notre client organise régulièrement des Journées et Soirées Portes Ouvertes; des événements indispensables au recrutement de nouveaux étudiants. Plus d’une trentaine d’événements ont ainsi lieu chaque année, une volumétrie particulièrement importante.

Pour assurer la réussite de ces évènements et maximiser la participation des inscrits, il est indispensable d’être présent, de prévoir de nombreuses relances sous différents formats (emails, SMS, appels téléphoniques…). Un réel travail éditorial a également été mené pour la conception-rédaction des différentes séquences d’emails. Tout en respectant la ligne éditoriale de chacune des écoles, cette tâche consistait à scénariser les différentes phases de relance, de la définition des messages principaux et des arguments clés avancés au choix des jetons dynamiques et des objets d’emails.

Un travail graphique a également été mené pour réaliser tous les supports connexes de cette stratégie : lead flows, posts réseaux sociaux, modèle de newsletters…

Pour uniformiser les process et automatiser un maximum d’actions, nous avons fait le choix d’utiliser l’API HubSpot , développée par nos équipes. Celle-ci permet d’automatiser les actions marketing (envoi d’invitations aux évènements, rappels aux inscrits, invitations à candidater, suivi des non-participants…), selon les dates calendaires de chaque JPO.

 
Journees Portes Ouvertes Ecole HubSpot
Extrait workflow rappels inscription Journée Portes Ouvertes

Automatisation de la gestion des candidatures

L’objectif : automatiser les process de transformation à partir du moment où une demande de candidature a été déposée. 

Avant, de nombreuses actions manuelles étaient nécessaires et peu d’automatisations étaient en place malgré une utilisation du pipeline de candidature par les responsables des admissions. Planifier les entretiens ou encore envoyer les emails d’acceptation ou de refus des candidatures représentaient des actions répétitives.

Aujourd’hui, la quasi-totalité de ces actions  est automatisé; ce qui laisse plus de temps aux acteurs en charge des admissions pour qualifier leur intervention, en proposant un accompagnement personnalisé aux candidats en ayant besoin.

Quelques exemples concrets :

  • Création d’un agenda partagé pour la gestion des entretiens
  • Automatisation d’envois d’emails d’acceptation et de refus, selon le motif
  • Automatisation des relances pour l’envoi de dossiers et d’acomptes
Automatisation gestion candidatures ecole HubSpot
Schéma automatisations pipeline de candidature

Process Gestion des sources

Pour offrir  une meilleure visibilité côtés sources, deux nouvelles propriétés ont été créées pour l’une des écoles du groupe. Il s’agit de “Source du lead” prenant la forme d’un menu déroulant, et “Source du lead – détails” en texte libre. L’objectif de ces propriétés est de permettre de nourrir des rapports d’attribution et de centraliser la provenance des leads dans une seule propriété.

Pourquoi ? La propriété “Source d’origine” de HubSpot identifie bien les différentes sources en ligne (recherche naturelle, recherche payante, email marketing…), mais toutes les autres sont identifiées comme “Sources hors ligne”, sans plus de précision. Les sources hors lignes sont pourtant nombreuses pour une école (salons, partenariats avec des applications comme NOMAD, Studyrama…). Pour pouvoir traiter ces sources au même titre que le SEO ou le trafic direct, il était donc nécessaire de créer une propriété complète.

Pour cela, nous avons identifié et référencé toutes les sources de contacts. Comment ? En réalisant une étude approfondie des comptes HubSpot des différentes écoles et en échangeant avec les interlocuteurs chez notre client. Ce travail préalable nous a permis de concevoir un workflow permettant d’automatiser un maximum d’actions, ainsi que des rapports quantifiant le nombre de leads par source.

HubSpot workflow gestion des sources
Extrait workflow gestion des sources - Branche "Autres campagnes"
HubSpot rapport repartition leads par source
Rapport répartition leads par source

Nous pouvons également vous accompagner avec HubSpot et vous aider à optimiser vos process.

Gabriel

Intégrateur Front
guillemets copy 1

J'ai voulu dormir, et j'ai fermé les yeux - Tal

Fraîchement arrivé de SupdeWeb Paris, Gabriel (#Gab) fait aujourd’hui partie de l’équipe MyDigiCompany en qualité d’intégrateur front. Entre un premier bachelor commercial puis un second en web design, Gabriel a pris une année qui n’a rien de sabbatique puisqu’il en a profité pour retrousser ses manches et apprendre les bases de son futur métier. A coup de tutos, de formations, de tests grandeur nature et de frustrations en tout genre, Gab s’est montré un autodidacte accompli, ce qui l’a conforté dans son choix. Ancien joueur de foot, cet adepte de musculation et de moto est persévérant. Pour peu qu’il soit convaincu d’un projet, il ne lâche rien ni personne. Têtu ? Non. Jusqu’au-boutiste ? Carrément !

Le gif préféré de Gabriel

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Google

Thé ou café ?
Thé même l’été

PC ou MAC ?
PC

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Kyo

Picasso ou Rembrandt ?
Tout dépend si on parle du peintre ou de la voiture

Réseau social préféré ?
Instagram

gabriel
#rizpates
#moto
#genoudoctogénaire
#hashtag

Rio

Chief Happiness Officer
guillemets copy 1

"Les chiens n'ont qu'un défaut : ils croient aux hommes" (Elian Finbert)

Rio a rejoint MyDigiCompany en mai 2020 en tant que chief Happiness Officer pour le plus grand bonheur de toute l’équipe… ou presque.
Fan d’écologie, il déteste la voiture et préfère les longues balades en forêt.

Le gif préféré de Rio

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Microsoft comme son père

Thé ou café ?
Qu’est-ce que c’est ?

PC ou MAC ?
Pas fan des écrans, préfère les rapports canins

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Nino Ferrer

Picasso ou Rembrandt ?
Edvard Munch

Réseau social préféré ?
Dogstagram

Rio bleu scaled
#vomitenvoiture
#toutlemondemekiffesauflinda
#beaugoss
#jepueetalors

Clémence

Chef de projet
guillemets copy 1

"Fais de ta vie un rêve et d'un rêve une réalité"

Dès son plus jeune âge, Clémence entretient son goût pour l’international et son accent du sud des Etats-Unis est resté intact lorsqu’elle s’exprime dans la langue de Michael Moore. Une école de commerce et un Master dans le Marketing Digital en poche ont permis à Clémence de se frotter au monde de la publicité, dans une régie parisienne, en charge des programmes marketing online et offline. Sportive, guitariste de haute voltige, touche-à-tout, Clémence est spontanée et toujours de bonne humeur. Une bouffée d’oxygène qui fait du bien !

Le gif préféré de Clémence

gif-site-mdc

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Google

Thé ou café ?
Bière

PC ou MAC ?
Mac

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Beatles (mais sinon Taylor Swift)

Picasso ou Rembrandt ?
Cecilia Giménez

Réseau social préféré ?
skyblog

clemence 3
#minimoys
#chats
#frites
#mangerdemanieregénérale
#concentration
#musique

Nat

Directeur Associé / Expert Hubspot
guillemets copy 1

Ce qui ne te tue pas te rend moins mort.

Ceinture noire multi-disciplines, star d’UX (désolé), adepte d’Hubspot et addict aux fonctionnalités utiles, il passe plus de temps à regarder Netflix qu’à côtoyer de vrais humains. Toujours prêt à dégainer sa caméra ou ses bonnes idées.

Le gif préféré de Nat

GIFNat

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Google

Thé ou café ?
Café (n’a jamais cru au thé, qui est finalement du jus d’herbe)

PC ou MAC ?
Anciennement MAC (et anciennement riche, donc)

CAC40 ou startup ?
Startup, parce qu’on dirait le nom d’un boys band

Beatles ou Stones ?
David Bowie

Picasso ou Rembrandt ?
Edward Hoper

Réseau social préféré ?
Tinder

nat
#netflix
#NBA
#hubspot
#domotique
#herniediscaledemerde

Cyril

Développeur Back-End
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Si les ouvriers construisaient les bâtiments comme les développeurs écrivent leurs programmes, le premier pic vert venu aurait détruit toute civilisation

Bayonnais d’origine, Cyril est un développeur infatigable. Piqué par le virus informatique depuis son plus jeune âge, il va jusqu’au bout des choses, prêt à sacrifier ses weekends et ses soirées pour que … ça marche. Programmé pour durer, Cyril est à l’écoute des clients, prêt à rendre service. Et quand il s’autorise une courte pause en dehors des écrans, c’est sur son vélo qu’on le trouve, ou sur le canapé, devant un match de foot !

Le gif préféré de Cyril

GIFCYRIL

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Qwant

Thé ou café ?
Thé, café, bières, whisky (sans glaçons, c’est ca qui rend malade)

PC ou MAC ?
PC….Apple c’est le Mal

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Beatles, Stones et surtout Septic Flesh

Picasso ou Rembrandt ?
Rembrandt

Réseau social préféré ?
La vie ;)

Cyril bleu
#randovélo
#larzac
#rocker
#php
#jaimepasparis