École universitaire de management reconnue, l’IAE Paris-Est a engagé une transformation structurante de sa gestion des données pédagogiques et académiques. Face à des volumes d’informations croissants et à des usages de plus en plus transverses, l’établissement a fait le choix d’une refonte complète de son socle data dans HubSpot. MyDigicompany a accompagné l’IAE Paris-Est dans la modélisation, l’implémentation et l’appropriation d’un CRM capable de refléter fidèlement la complexité de son organisation, tout en restant exploitable au quotidien par les équipes.
L’IAE Paris-Est est une école universitaire de management publique qui forme chaque année environ 1 700 à 1 800 étudiants aux métiers de la gestion : management, marketing, finance, comptabilité, contrôle de gestion ou encore data. Créé en 1996 au sein de L’Université Paris 12, devenue Université Paris-Est Créteil, l’école est membre du réseau IAE France et bénéficie de certifications de qualité telles que SGS-Qualicert et d’une appartenance au réseau AACSB.
Implantée sur trois campus (Créteil, Marne-la-Vallée et Sénart), l’IAE Paris-Est propose près de quarante formations, de la licence au doctorat, en formation initiale, alternance, formation continue et, pour certaines, en e-learning. Cette diversité de dispositifs, conjuguée à une activité de recherche soutenue via le laboratoire IRG et à une forte ouverture internationale, génère des besoins complexes en suivi des étudiants, des enseignants, des cours, des contributions académiques et des relations avec les entreprises.
Vous avez un modèle de données complexe à centraliser dans HubSpot ?
Avant le projet, une grande partie des données était gérée via des fichiers XLS. Ce fonctionnement atteignait ses limites : maintenance lourde, exploitation difficile, faible capacité d’analyse et forte dépendance à des expertises spécifiques pour croiser les informations. Or l’IAE Paris-Est disposait déjà d’un modèle de données académique précis, couvrant formations, groupes, étudiants, enseignants, cours, modules pédagogiques, inscriptions, stages et contributions.
L’enjeu n’était donc pas de « simplifier » le réel, mais de le représenter fidèlement dans un outil unique, structuré et pérenne. L’objectif de notre client était clair : passer d’une logique de fichiers à une base de données relationnelle exploitable, sécurisée et évolutive, tout en garantissant la qualité des données et l’autonomie des utilisateurs finaux.
MyDigicompany a accompagné l’IAE Paris-Est dans la traduction intégrale de son modèle de données académique dans HubSpot. En complément des objets standards Contacts et Entreprises, dix objets personnalisés ont été créés pour refléter les réalités métier : formations, groupes, sous-groupes, inscriptions, cours, modules pédagogiques, contributions, stages, etc.
Chaque objet (contact, entreprise, formation…) a été conçu avec ses propriétés dédiées (au total, plusieurs centaines) et relié aux autres selon des logiques relationnelles strictes (relations 1-N, règles d’unicité, dépendances). Par exemple, un étudiant ne peut être rattaché qu’à une seule formation, elle-même liée à un groupe ; un cours peut comprendre plusieurs modules pédagogiques, mais chaque module n’appartient qu’à un seul cours.
Vous souhaitez mettre en place des règles de données solides dans HubSpot ?
La complexité du projet ne résidait pas uniquement dans le volume de données à importer, mais dans la capacité à reconstituer correctement les liens entre les objets. Une même ligne dans un fichier XLS pouvait contenir à la fois des informations liées à un étudiant et à son inscription, nécessitant la création de plusieurs fiches HubSpot distinctes et associées.
Ces imports ont été sécurisés par des règles strictes d’association et d’unicité afin de garantir la cohérence du modèle et la qualité de la donnée dans la durée.
Certaines informations ne relèvent ni d’une propriété, ni d’un objet, mais du lien entre deux fiches. C’est notamment le cas du rôle d’un enseignant dans une contribution académique, ou de la relation entre une entreprise et ses filiales.
Des libellés d’association ont également été paramétrés pour qualifier les liens eux-mêmes : rôle d’un enseignant dans une contribution (auteur, directeur de thèse, contributeur), relations “société mère” / filiale entre entreprises, ou nature du lien entre un contact et une organisation.
Des limites ont également été définies pour éviter les incohérences (par exemple : une contribution ne peut avoir qu’un seul auteur). Ces règles permettent de sécuriser les usages et de maintenir un haut niveau de qualité de données.
Une fois la donnée correctement structurée, l’IAE Paris-Est peut exploiter HubSpot au-delà d’un simple CRM : listes croisées multi-objets, rapports avancés, automatisations, analyses pluriannuelles des inscriptions ou des parcours pédagogiques.
Grâce à une méthodologie en trois temps (ateliers de cadrage, paramétrage, puis restitution et formation), MyDigicompany a permis aux équipes de s’approprier un environnement complexe rendu volontairement simple à l’usage. L’objectif : rendre les utilisateurs autonomes, agiles et pleinement capables de faire évoluer l’outil dans le temps.
Vous souhaitez être accompagné de bout en bout sur votre projet HubSpot ?
