Dans un webinaire présenté par l’agence de communication digitale MyDigiCompany, Laura et Clémence s’intéressent aux moyens de booster la productivité de l’entreprise via l’automatisation.
Des enjeux de l’automatisation aux applications envisageables pour chaque métier (CRM, Marketing, Vente, Service Client), MyDigiCompany présente et explique, avec des termes simples et des exemples concrets, les pouvoirs de l’automatisation.
Automatiser les process : en quoi est-ce intéressant ?
L’automatisation des process est intéressante pour trois raisons :
- Elle permet de supprimer des tâches répétitives et chronophages, pour permettre aux équipes opérationnelles de gagner du temps pour se consacrer à des actions à plus forte valeur ajoutée.
- Elle offre des expériences contextualisées et personnalisées aux clients et prospects de l’entreprise.
- Elle accélère la croissance de l’entreprise grâce à un rythme maintenu et sécurisé et une productivité qualifiée.
Attention ! Les idées reçues sur l’automatisation sont nombreuses. Il ne s’agit pas d’un remède miracle par le biais duquel on ne s’occupe de rien ! Il faut garder à l’esprit que l’automatisation est un outil et non une solution de laquelle l’utilisateur ou l’entreprise peut dépendre.
L’outil d’automatisation par excellence, celui que l’agence de communication digitale MyDigiCompany a choisi, est HubSpot. Il s’agit d’un outil unique qui regroupe les éléments essentiels à la gestion de l’expérience client. CRM, marketing, ventes, service client : HubSpot est un outil SaaS qui offre une base de code unifiée pour toutes les équipes et de la flexibilité.
Automatiser le CRM via HubSpot
Les données sont à la base de tout CRM. Pour mettre en place des automatisations, quelles qu’elles soient, il est important de structurer son CRM, donc ses propriétés.
Avant de se lancer dans l’automatisation des outils, il est important de prendre en compte 3 aspects majeurs.
1. La typologie des informations
Les menus déroulants, les cases à cocher, les nombres, les textes libres sont ce que l’on appelle des propriétés. En d’autres termes, ce sont les différents « champs » qui contiennent vos données. Selon la nature de la donnée, il est nécessaire de choisir le type de propriété approprié. HubSpot en propose, par défaut, un nombre important et il est également possible d’en créer.
2. L’architecture des données
Plus globalement, les propriétés doivent être bien structurées entre elles pour permettre la mise en place d’automatisations efficaces et durables. Il est nécessaire de prendre le temps de faire les bons choix ; pour éviter les champs “textes libres” (inexploitables) par exemple et segmenter au maximum ses informations.
3. Les automatisations inter-propriétés
Lors de la création de nouvelles propriétés, l’utilisateur est amené à choisir le type d’objets auxquels affecter la propriété. On distingue différents objets sur HubSpot : les contacts, les entreprises, les transactions et les tickets. Chaque objet a ses propres propriétés. Souvent, les informations renseignées dans la propriété d’un objet peuvent être utiles pour un ou d’autre(s) objet(s). Pour éviter les saisies manuelles et gagner du temps, il est possible de créer des automatisations inter-propriétés.
Dans ce webinaire, Laura et Clémence présentent les deux moyens d’automatiser sur HubSpot :
- D’abord, les automatisations dites « basiques », c’est-à-dire celles qui proposent déjà un bouton à cocher pour que l’action se fasse automatiquement.
- Aussi, les workflows, l’outil de création d’automatisations sur-mesure sur HubSpot.
Visualiser le webinaire pour découvrir les exemples présentés
Les intégrations : centralisation des informations en connectant vos outils à HubSpot
Si votre CRM HubSpot ne peut pas simplement être connecté à votre site pour récupérer les leads entrants, les factures, les commandes… il est possible de les connecter par le biais d’autres outils. Voyons comment…
L’intégration native
La marketplace HubSpot est vaste et de nouveaux connecteurs natifs font surface très régulièrement. Ils permettent de connecter votre CRM à de nouveaux outils : WordPress, Aircall, Salesforce, Slack pour n’en citer que quelques-uns.
Il est également possible de passer par des outils tiers Zapier : cet outil permet de connecter votre HubSpot à plus de 1 400 applications.
Les API’s
Il faut savoir qu’HubSpot possède un environnement ouvert. Ainsi, il est possible de créer des API’s personnalisées, en fonction de vos besoins.
Pour ce faire, il faut :
- Un environnement ouvert sur la plate-forme expéditrice,
- De la méthode et…
- Un bon développeur, évidemment !
Besoin d’aide ? L’équipe MyDigiCompany est là !
Optimiser les actions marketing
Si votre site web inclut déjà des formulaires, les automatisations peuvent faciliter la gestion et l’exploitation des données récoltées. Voici nos conseils.
- Passez aux formulaires HubSpot, pour faire remonter facilement les informations recueillies.
- Facilitez la saisie à vos contacts, en leur proposant des formulaires préremplis sur la base d’informations déjà connues.
- Misez sur les « champs intelligents ». On distingue d’abord les champs conditionnels qui apparaissent en fonction de la réponse donnée à une question précise. Il existe aussi les propriétés cachées : elles permettent de qualifier les fiches contacts sans contraindre les leads à saisir des informations implicites par le biais d’un très long formulaire. Enfin, il y a les champs progressifs. Ces derniers permettent de créer des files d’attente : dans le cas où la réponse à un des champs du formulaire est déjà connu d’HubSpot, un autre champ apparait.
- Programmez la suite, c’est-à-dire des automatisations telles que les tâches ou des e-mails de suivi, directement à partir des paramétrages du formulaire.
La mise en place d’une stratégie de contenus prend du temps et son suivi opérationnel peut être chronophage : réaliser un calendrier de publications, publier un article de blog à la date prévue, vérifier la valeur SEO du contenu, le relayer sur ses différents réseaux sociaux…
Pour faciliter votre travail, il est fortement conseillé de réaliser un calendrier de publication. L’intégration des outils HubSpot permet notamment de planifier les articles et leur publication sur les réseaux sociaux.
Le scoring
Grâce aux propriétés du scoring, il est possible de mettre en place des actions précises en fonction des typologies de clients et de leur maturité. Pour plus d’informations à ce sujet, visionnez notre deuxième webinaire dédié au lead nurturing.
Les séquences de mails
Le Hub marketing de HubSpot permet de planifier des séquences de mails, qui peuvent être liés au téléchargement d’un livre blanc comme à une invitation à un événement en particulier, par exemple.
L’analyse des actions marketing se réalise, quant à elle, à travers les tableaux de bord HubSpot, selon vos propres critères ou à partir de modèles prêts à l’emploi. Ces tableaux de bord sont, une fois qu’ils sont élaborés, mis à jour automatiquement et continuellement.
Fluidifier sa gestion commerciale
Pour tenir informés vos commerciaux de la maturité des leads, les automatisations sont également très utiles.
La propriété “Phase du cycle de vie”
Cette propriété est centrale pour vos process commerciaux : elle représente les différentes phases de la vie d’un contact (de prospect à client) et peut, elle aussi, permettre d’automatiser la segmentation de vos leads. Pour cela, il est nécessaire de concevoir un workflow dédié qui s’occupera de mettre à jour les phases du cycle de vie de chaque lead et de lancer les actions suivantes, selon les déclencheurs prédéfinis.
Les tâches
Les tâches sont un outil essentiel dans votre utilisation du Sales Hub. Elles permettent d’organiser le quotidien de votre équipe commerciale et d’éviter les oublis. Elles requièrent d’être traitées manuellement et sont utilisées pour tout ce qui ne peut pas être automatisé. Cela n’empêche pas d’automatiser d’autres actions, notamment la création de ces tâches et leur attribution.
Les transactions
Une fois le besoin de votre prospect identifié, il est recommandé de créer ce que l’on appelle « une transaction« . Celle-ci est relative à la future vente et elle va s’inscrire dans un pipeline.
Un pipeline est composé des différentes colonnes : ce sont les étapes commerciales.
Il s’agit de créer une transaction et la faites progresser, de colonne en colonne, soit d’étape en étape commerciale. Le pipeline permet d’avoir une vision globale et actualisée de toutes les ventes à venir, en cours ou terminées.
Les transactions peuvent, elles aussi, s’automatiser pour :
- Créer une transaction automatiquement, par exemple, lorsqu’un contact a pris un rendez-vous avec votre commercial ;
- Créer des tâches de rappel ou de relance ;
- Faire avancer des transactions dans le pipeline en fonction d’actions précises (par exemple quand un contact a signé le devis électronique envoyé) ;
- Envoyer des emails automatiques de relance.
Faciliter la relation client
Automatiser la création de tickets, c’est-à-dire de demandes entrantes liées au service client, est une tâche essentielle.
Cela peut être fait :
- Via une adresse mail groupée (par exemple : support@)
- Via un formulaire sur le site
- Via un chatbot
- et depuis très récemment, via WhatsApp
Comme pour les transactions, les tickets ont leur propre pipeline. Et comme pour le pipeline Sales, il est hautement personnalisable et automatisable.
Il est possible de configurer des tâches, rappels, notifications, et même des mails automatiques. Un gain de temps considérable !
Pour mieux comprendre, nous vous invitons à visionner le webinaire proposé par l’équipe MyDigiCompany.
Des questions ? Besoin d’informations complémentaires ? D’un partenaire HubSpot de confiance ? L’équipe MyDigiCompany est à votre écoute !
Prenez rendez-vous pour un audit gratuit !
