Eventbrite est une plateforme de billetterie en ligne. Elle permet à la fois la gestion des inscriptions (formulaire en ligne, génération de billets…) et des participations aux évènements (scan des billets, analyse des participants…).
Eventbrite contient ainsi de nombreuses informations sur les inscrits et participants aux événements qu’il est intéressant d’avoir dans son CRM. C’est pour cette raison qu’il existe un connecteur entre Eventbrite et HubSpot.
Chez MyDigiCompany, nous travaillons régulièrement avec des écoles qui organisent chaque année de nombreux événements à destination de leurs futurs étudiants. C’est notamment le cas de l’un de nos clients, que nous accompagnons sur HubSpot et qui utilise Eventbrite.
Intégration HubSpot et Eventbrite : comment cela fonctionne ?
L’intégration Eventbrite est disponible depuis la Marketplace de HubSpot. La création des événements se fait directement depuis Eventbrite, tout comme l’inscription des participants.
C’est à ce moment précis qu’HubSpot intervient. Lorsqu’une inscription est faite via Eventbrite, un contact est automatiquement créé ou mis à jour dans le CRM grâce à l’intégration préalablement installée et paramétrée.
Il est ensuite possible, avec le scan des billets, de savoir quels inscrits ont réellement participé à l’événement.
Connecteur Eventbrite : comment contourner les limitations ?
Au cours de notre réflexion, nous avons fait fasse à plusieurs limitations de l’intégration HubSpot et Eventbrite. La principale étant que seuls le nom de l’événement et la date d’inscription du contact remontent dans HubSpot en tant que propriétés. Toutes les autres informations recueillies par Eventbrite sont considérées comme des activités par HubSpot, ce qui limite grandement les possibilités d’automatisation.
Nativement, il est donc impossible de prévoir des automatisations complètes de relances aux inscrits en fonction de la date de l’événement. Cette fonctionnalité faisant partie du cahier des charges de notre client, nous avons dû réfléchir ensemble à diverses solutions et workflows afin de rester le plus proche possible de leur demande.
Étape #1 : Segmentation des contacts par type d’événement
Ce premier workflow consiste à segmenter les contacts par type d’événement (Journées Portes Ouvertes, Soirées Portes Ouvertes, visites de l’école…). Pour cela, une nomenclature concernant le nom des événements créés dans Eventbrite a été mise en place, afin que ceux-ci contiennent certains mots-clés utiles pour ce workflow.
En fonction du type d’événement identifié, les contacts sont alors redirigés vers un workflow dédié. Une étape nécessaire pour gérer les cas de contacts qui s’inscrivent à plusieurs événements, comme une Journée Portes Ouvertes et un webinaire.
Étape #2 : Création d’automatisations par type d’événement
Quatre workflows ont été créés, correspondants aux quatre types d’événements de notre client. Prenons l’exemple des Journées Portes Ouvertes, événements majeurs pour toute école.
Un workflow dédié aux JPO a ainsi été mis en place :
- Les contacts sont d’abord répartis par campus, grâce à la mention de la ville dans le nom de l’événement sur Eventbrite.
- Ils sont ensuite triés par date. Pour cela, il est nécessaire d’ajouter manuellement une branche à ce workflow à chaque nouvel événement, ceci permettant de définir la date de l’événement dans une propriété date sur HubSpot (ce qui n’est pas fait nativement avec l’intégration Eventbrite).
- L’intérêt de ce process est de pouvoir ensuite relancer les inscrits aux différentes JPO avec des emails uniques, enrichis de jetons dynamiques selon la date de l’événement et le campus concerné. Sans cela, il serait nécessaire de créer un nouveau workflow par événement, ce qui serait trop chronophage.
- Une fois l’événement passé, nous pouvons identifier directement dans HubSpot si le contact s’est présenté ou pas, et ainsi prévoir des actions différentes en fonction du cas de figure.
Une formation HubSpot personnalisée
Comme pour tous nos clients et sur chacun de nos projets HubSpot, nous avons conçu un support de formation personnalisé. Après une description complète du fonctionnement du connecteur Eventbrite et des éléments paramétrés par nos équipes, nous avons intégré un pas à pas afin de les guider dans les étapes à réaliser lorsqu’ils ont un nouvel événement. Notre objectif est d’aider nos clients à être les plus autonomes grâce aux outils déployés.
Sachez qu’il est également possible de gérer vos événements directement depuis HubSpot, sans passer par une application tierce comme Eventbrite. Là encore, il faut avoir en tête qu’il existe quelques limitations, qu’il est possible de contourner avec l’API HubSpot pour gérer le calendrier et les dates développée par MyDigiCompany.
Vous prévoyez des événements en ligne ? Sachez qu’il existe une intégration entre Eventbrite et Zoom, ainsi qu’une intégration entre HubSpot et Zoom pour identifier la participation des inscrits aux événements en question.
