Guide RGPD : comment se mettre en conformité lorsqu’on est une PME ?

Les données que possède votre entreprise sont au cœur de vos opérations au quotidien. Service clients, facturation, marketing, comptabilité fournisseurs, CRM… les donnes sont omniprésentes. La réglementation RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est entrée en vigueur le 25 mai 2018 et, malgré le temps qui passe, vous continuez à repousser votre mise en conformité. Prenez garde à ne pas faire courir de risques inutiles à votre entreprise. Mettre votre PME en conformité avec le RGPD sans que l’opération ne devienne un casse-tête, c’est possible. Suivez le guide !

Mise en conformité avec le RGPD : bon sens et logique

Le RGPD est un règlement européen qui s’inscrit dans la continuité de la Loi française « Informatiques et Libertés » de 1978. L’objectif du RGPD est d’harmoniser les règles de traitement des données en Europe en prévoyant un cadre juridique unique auquel les entreprises et les professionnels doivent se soumettre. Il fait appel à des notions de confiance de la part des utilisateurs et s’impose à toutes les entreprises proposant des produits ou des services aux résidents européens.

Il faut savoir que toutes les PME, sans exception, sont soumises au RGPD. Fondée sur la notion de gestion de risques, l’approche du RGPD inclut une marge de manœuvre dont les entreprises bénéficient pour mettre en œuvre les solutions qui s’imposent.

Le résultat de la mise en conformité du RGPD est, tout simplement, une plus grande transparence entre les acteurs d’une relation professionnelle : l’entreprise, ses salariés, ses clients, ses fournisseurs, ses prospects, etc.

Alors que les grandes entreprises se sont empressées de faire appel à des spécialistes techniques et professionnels du droit des données, il est parfaitement inutile, pour votre PME, de considérer la venue d’un consultant externe. Pourquoi ? Parce que, tout simplement, la mise en conformité RGPD fait appel à la logique et au bon sens.

Et si l’on considère les choses avec un peu de recul, le fait d’analyser vos données vous permettra de prendre la mesure de la richesse des informations qui sont en votre possession.

Si votre entreprise, quelle que soit sa taille et quelle que soit la nature de ses activités, est établie sur le sol de l’Union européenne et qu’elle cible directement les résidents européens, elle est concernée par le RGPD.

4 étapes pour mettre votre PME en conformité avec le RGPD

Pour envisager la mise en conformité de votre PME avec la réglementation RGPD en vigueur, vous devrez suivre 4 étapes :

1. Faites l’inventaire de tous vos fichiers

Il s’agit de faire le tour de toutes les activités de l’entreprise qui incluent la collecte et le traitement de données. Par exemple :

  • Le traitement des fiches de paie
  • La formation de vos collaborateurs
  • La gestion des participants à une conférence
  • Les données clients
  • La gestion des fichiers de prospects
  • Etc.

Pour faciliter vos démarches, vous pouvez vous appuyer sur le registre prévu par l’article 30 du RGPD, dont un modèle est mis à disposition par la CNIL (cliquez ici).

La constitution d’un registre de données vous donnera une cartographie complète de l’ensemble des données traitées par votre PME.

2. Organisez vos données

Il s’agit maintenant de traiter chaque poste du registre constitué lors de la première étape de mise en conformité de votre PME avec le RGPD. Il vous faudra :

  • Vérifier l’intérêt des données (certaines peuvent être inutiles, tandis que d’autres sont vitales)
  • Vérifier que vous ne traitez aucune donnée « sensible »
  • Faire correspondre chaque type de donnée à la (les) personne(s) amenée(s) à les traiter
  • Vérifier la durée de conservation des données

Profitez de cette étape pour faire le ménage et améliorer vos process ! Il est certainement temps de revoir quelques pratiques, de parler aux interlocuteurs concernés et d’optimiser le fonctionnement de certains postes dans votre entreprise.

3. Remplissez votre devoir d’information

Le RGPD rime avec « droit à l’information ». Il vous faut donc vous assurer que, pour chaque type de données récolté, les mentions d’informations qui correspondent soient utilisées. A titre informatif, les mentions à faire paraître sont les suivantes :

  • La raison pour votre entreprise de collecter les données
  • Le fondement juridique du traitement des données, c’est-à-dire l’autorisation de les traiter
  • Des informations sur les personnes habilitées à traiter les données
  • La durée de conservation des données
  • Les modalités permettant aux intéressés d’exercer leurs droits
  • Une transparence totale en cas d’export des données en dehors de l’Union européenne

4. Sécurisez les données de votre entreprise

Les données de votre entreprise ont de la valeur pour votre évolution. Elles sont également importantes pour les personnes qu’elles concernent. Il vous faut impérativement écarter tout risque de perte ou de vol des données, en prenant les mesures qui s’imposent.

Qu’il s’agisse de mettre à jour vos logiciels antivirus ou de changer vos process liés à l’accès aux données au sein de votre entreprise ou autre système et procédure informatique, il vous faut impérativement prévoir la sécurisation de vos données pour être en parfaite conformité avec le règlement RGPD.

Besoin d’en savoir plus sur la mise en conformité de votre entreprise, PME ou TPE avec la réglementation RGPD ? MyDigiCompany vous accompagne et vous conseille en toute objectivité. Contactez-nous pour en discuter.

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Nat

Directeur Associé / Expert Hubspot
guillemets

Ce qui ne te tue pas te rend moins mort.

Ceinture noire multi-disciplines, star d’UX (désolé), adepte d’Hubspot et addict aux fonctionnalités utiles, il passe plus de temps à regarder Netflix qu’à côtoyer de vrais humains. Toujours prêt à dégainer sa caméra ou ses bonnes idées.

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Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Google

Thé ou café ?
Café (n’a jamais cru au thé, qui est finalement du jus d’herbe)

PC ou MAC ?
Anciennement MAC (et anciennement riche, donc)

CAC40 ou startup ?
Startup, parce qu’on dirait le nom d’un boys band

Beatles ou Stones ?
David Bowie

Picasso ou Rembrandt ?
Edward Hoper

Réseau social préféré ?
Tinder

nat
#netflix
#NBA
#hubspot
#domotique
#herniediscaledemerde

Arsène

Intégrateur Web
guillemets

Choisissez un travail que vous aimez et vous n'aurez pas à travailler un seul jour de votre vie.

Surnommé la maquina par le reste de l’équipe, Arsène percute rapidement, intègre les informations, les retient et travaille en autonomie au service des clients de l’agence. Passionné de foot et de poker, il est multi-casquettes et aime le montage vidéo et le travail artistique. Réservé et sensible, il aime les formes épurées et cherche à faire parler les images, apportant une touche de sensibilité très appréciée chez MyDigiCompany.

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Mexico

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Google

Thé ou café ?
Café

PC ou MAC ?
MAC

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Ninho

Picasso ou Rembrandt ?
Monet

Réseau social préféré ?
Instagram

arseneRond
#chicha
#jul
#modemachineactivee
#pastèque
#loquace
#kebab

Olivier

Expert SEA-SEO
guillemets

A vaincre sans péril, on triomphe sans gloire !

Olivier est notre spécialiste ès Google. Recruté comme coach Google en 2015, il a gravi les échelons en travaillant pour le géant américain dont il connaît toutes les facettes. Aujourd’hui, Olivier fait usage de son talent et de son expérience pour faire grimper le référencement de nos clients et pour enseigner aux coaches Google, les bases du marketing digital. Insatiable et curieux, Olivier avoue son petit faible pour les ouvrages de formation en webmarketing, dont il a toujours un exemplaire sur sa table de chevet.

Le gif préféré d'Olivier

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Google ;)

Thé ou café ?
Café

PC ou MAC ?
MAC

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Beatles

Picasso ou Rembrandt ?
Banksy

Réseau social préféré ?
Instagram

Olivier
#curieux
#passionné
#sportaddict
#toujours plus
#lesdictionscestlavie

Cyril

Développeur Back-End
guillemets

Si les ouvriers construisaient les bâtiments comme les développeurs écrivent leurs programmes, le premier pic vert venu aurait détruit toute civilisation

Bayonnais d’origine, Cyril est un développeur infatigable. Piqué par le virus informatique depuis son plus jeune âge, il va jusqu’au bout des choses, prêt à sacrifier ses weekends et ses soirées pour que … ça marche. Programmé pour durer, Cyril est à l’écoute des clients, prêt à rendre service. Et quand il s’autorise une courte pause en dehors des écrans, c’est sur son vélo qu’on le trouve, ou sur le canapé, devant un match de foot !

Le gif préféré de Cyril

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Qwant

Thé ou café ?
Thé, café, bières, whisky (sans glaçons, c’est ca qui rend malade)

PC ou MAC ?
PC….Apple c’est le Mal

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Beatles, Stones et surtout Septic Flesh

Picasso ou Rembrandt ?
Rembrandt

Réseau social préféré ?
La vie ;)

Cyril
#randovélo
#larzac
#rocker
#php
#jaimepasparis

Alexia

Développeur Front End

100% des choses que l'on ne tente pas échouent

Médaille d’or du HTML et du CSS, elle dort, mange et parle en code informatique. C’est la seule à comprendre Inception et Linux. Multilingue des nouvelles techno, elle sait aller plus loin que la technique pour satisfaire nos clients.

Le gif préféré d'Alexia

Demi tour

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Google

Thé ou café ?
Thé

PC ou MAC ?
MAC

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Stones

Picasso ou Rembrandt ?
Monet

Réseau social préféré ?
Pinterest

alexia
#labretagnecavousgagne
#chat
#maman
#matinale
#msRobot

Karine

Responsable Editorial

Un jour je trouverai les mots justes, et ils seront simples.

La rédactrice qui maîtrise les mots et le SEO. Notre maître Capello à nous. Ses jeux de 20h à elle ? Plancher sur vos textes et vos accroches. Ses punchlines rendent jaloux Orelsan.

Le gif préféré de Karine

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Comme vous voulez

Thé ou café ?
English breakfast.
Avec un splash of milk

PC ou MAC ?
PC avec l’ambition d’évoluer un jour

CAC40 ou startup ?
Start @ 40 !

Beatles ou Stones ?
Frank Sinatra

Picasso ou Rembrandt ?
Banksy

Réseau social préféré ?
Il n’existe pas encore… mais ça ne saurait tarder !

Karine Bach
#rire
#motus
#viensquejetecorrigeça
#attendsjaiuneidee
#maisouicestpossible

Franck

Fondateur

Rien de tel que des vacances ratées pour vous réconcilier avec une vie de labeur.

Le roi de votre ROI est aussi fanboy de Microsoft et de l’OM. Monter une agence qui respecte ses valeurs sur un coup de tête ne lui a pas fait peur. Papa dans la vie et au boulot, ce chef d’orchestre sait lever la voix quand d’autres baissent les bras.

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dog

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Microsoft

Thé ou café ?
Café

PC ou MAC ?
Plutôt PC

CAC40 ou startup ?
SBF 250

Beatles ou Stones ?
Beatles

Picasso ou Rembrandt ?
Picasso

Réseau social préféré ?
LinkedIn

Franck Nabet
#grantatakan
#papa
#airpods
#sport
#presquechauve

Gabrielle

Manager de projet

On peut rire de tout, mais pas avec tout le monde.

Maniaque de l’organisation, elle aime passer son temps libre à tester de nouveaux outils, voyager et lire.
Après son passé d’ingénieur et de journaliste, elle gère aujourd’hui son domaine avec sagesse et passion.

Le gif préféré de Gabrielle

pinguin

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Google

Thé ou café ?
Thé (a quand même essayé le café une fois pour faire adulte)

PC ou MAC ?
Les deux en fonction de l’humeur

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Brassens

Picasso ou Rembrandt ?
Picasso

Réseau social préféré ?
Les bars et resto

Gabrielle
#thé
#bouffe
#vélo
#recyclage
#ingénieur

Linda

Social Media Manager

La patience est un arbre dont la racine est amère, et dont les fruits sont très doux.

Fan d’automobiles et plus particulièrement de la marque Mercedes, Linda est une jeune femme qui casse les codes. Son code d’honneur : Toujours être de bonne humeur… ou presque ! Elle publie des stories Instagram plus vite que son ombre. Seule ombre au tableau : Ses goûts musicaux, mais nulle n’est parfaite.

Le gif préféré de Linda

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Microsoft

Thé ou café ?
Thé

PC ou MAC ?
MAC

CAC40 ou startup ?
CAC40

Beatles ou Stones ?
Alicia keys

Picasso ou Rembrandt ?
Picasso

Réseau social préféré ?
Snapchat

Linda
#instagram
#tv
#filet-o-fish
#bronzage
#mercedes