API Yparéo et HubSpot : un connecteur pour optimiser le recrutement et la gestion des étudiants

MyDigiCompany travaille depuis sa création, pour le compte de nombreuses écoles. Une expertise qui lui permet d’appréhender rapidement les besoins de ses clients du secteur de la formation et d’y répondre avec réactivité. C’est donc en toute connaissance de cause que Sup’Expertise a fait appel à MyDigiCompany pour la refonte de son site internet il y a quelques années, puis pour sa stratégie d’inbound marketing et un accompagnement HubSpot.

 

Identification d’un nouveau besoin : connecter l’ERP Yparéo au CRM HubSpot

Sup’Expertise utilise l’ERP Yparéo, outil métier dédié aux organismes de formation, pour gérer les différentes étapes de la vie étudiante. Depuis leur candidature (dépôt de pièces justificatives, commentaires faisant suite à leur entretien de recrutement avec un responsable pédagogique…) en passant par leur scolarité à l’école (gestion administrative, délivrance des cartes étudiants, suivi des étudiants en alternance…); tout est géré dans Yparéo.

Exemple de l’interface Yparéo

Exemple de l’interface Yparéo (source : ymag.fr)

En parallèle, Sup’Expertise utilise le CRM HubSpot depuis trois ans pour des besoins marketing, et plus particulièrement de lead nurturing. Aujourd’hui, de nombreux leads sont ainsi convertis depuis HubSpot, puis suivis dans Yparéo à partir du moment où ils déposent leur candidature. Mais comment savoir ce qu’il advient de ces contacts sur HubSpot ? Sont-ils devenus étudiants ? En quelle classe ?

Connecter les deux outils Yparéo et HubSpot s’est rapidement imposé comme une action indispensable pour aligner les équipes marketing, pédagogiques et administratives.. Les objectifs sont multiples :

  • Booster le recrutement d’étudiants grâce aux outils de lead nurturing d’HubSpot et en s’adaptant auxnombreuses informations présentes dans Yparéo.
  • Gérer les étudiants en renouvellement entre deux années ou deux diplômes (exemple : BTS > Master).
  • Communiquer auprès des alumnis pour créer une vraie communauté.
  • Concevoir des reportings 360° grâce à la centralisation de l’ensemble des datas dans HubSpot.
  • Analyser un ROI selon les canaux d’acquisition, selon les étudiants réellement inscrits.
  • Améliorer la relation avec les (futurs) étudiants et la réactivité grâce à une meilleure visibilité sur les différents propriétaires des contacts (répartition des contacts entre les commerciaux et l’équipe pédagogique).

Puisqu’il n’existait aucun connecteur entre les deux outils, MyDigiCompany a fait le choix de concevoir une API sur-mesure dédiée à Sup’Expertise.

Email de relance automatique

Email de relance automatique

 

Conception d’une API Yparéo et HubSpot pour un meilleur suivi des candidatures

Pour répondre au besoin de Sup’Expertise, MyDigiCompany a lancé la conception d’une API unidirectionnelle de Yparéo vers HubSpot.

La création de cette API Yparéo et HubSpot s’est faite en plusieurs étapes :

  • Organisation et animation d’ateliers dont l’objectif était de mapper les champs Yparéo vers HubSpot
  • Finalisation du fichier XLS faisant état de la stratégie de mappage définie avec les équipes de Sup’Expertise lors des ateliers
  • Création des propriétés nécessaires dans HubSpot
  • Conception de l’API et synchronisation des données
  • Tâche CRON toutes les nuits permettant d’exécuter automatiquement le script mis en place

un candidat ayant finalisé son inscription au sein d’Yparéo est désormais indiqué comme tel dans HubSpot avec la propriété “Statut du lead”

Exemple de fonctionnement de l’API : un candidat ayant finalisé son inscription au sein d’Yparéo est désormais indiqué comme tel dans HubSpot avec la propriété “Statut du lead”

 

De nouvelles opportunités marketing pour les écoles utilisant HubSpot

Cette connexion entre Yparéo et HubSpot offre de nouvelles opportunités pour les équipes marketing et commerciales de Sup’Expertise :

  • Envois automatisés d’emails personnalisés via des workflows vers les contacts n’ayant pas finalisé leur inscription au sein d’Yparéo
  • Newsletters automatisées et segmentées par diplômes afin d’exploiter les leads n’ayant pas débuté leur inscription sur Yparéo
  • Relances marketing à l’issue des Journées Portes Ouvertes auprès des participants n’ayant pas débuté leur inscription Yparéo
  • Stratégie dédiée pour les étudiants n’ayant pas été retenus lors des entretiens de recrutement pour les relancer l’année suivante
  • Possibilité de reconnaître les étudiants ayant quitté l’école en cours d’année afin de les supprimer des contacts marketing HubSpot
  • Possibilité de détecter les alumnis et de les contacter depuis HubSpot pour des besoins liés notamment aux contrats d’alternance

Toutes ces opportunités sont possibles grâce à la mise à jour automatique de propriétés HubSpot comme la “Phase du cycle de vie”.

Exemple de workflow HubSpot s’appuyant sur des données synchronisées depuis Ypareo grâce à l’API

Exemple de workflow HubSpot s’appuyant sur des données synchronisées depuis Ypareo grâce à l’API

 

Une optimisation constante de l’API Yparéo et HubSpot

Aujourd’hui, les équipes de MyDigiCompany organisent des réunions mensuelles avec celles de Sup’Expertise. L’idée est de discuter des futures évolutions de l’API Yparéo et HubSpot, car de plus en plus d’éléments sont connectés face aux besoins grandissants de l’école. Par exemple, seule la base “Prospects” de Yparéo avait été connectée dans un premier temps. Aujourd’hui, la base “Étudiants” l’est également pour un meilleur suivi des contacts durant tout leur parcours au sein de l’école.

Vous êtes une école et vous souhaitez connecter votre ERP à HubSpot ?
Prenons rendez-vous pour en discuter !

Nouveau call-to-action

Gabriel

Intégrateur Front
guillemets copy 1

J'ai voulu dormir, et j'ai fermé les yeux - Tal

Fraîchement arrivé de SupdeWeb Paris, Gabriel (#Gab) fait aujourd’hui partie de l’équipe MyDigiCompany en qualité d’intégrateur front. Entre un premier bachelor commercial puis un second en web design, Gabriel a pris une année qui n’a rien de sabbatique puisqu’il en a profité pour retrousser ses manches et apprendre les bases de son futur métier. A coup de tutos, de formations, de tests grandeur nature et de frustrations en tout genre, Gab s’est montré un autodidacte accompli, ce qui l’a conforté dans son choix. Ancien joueur de foot, cet adepte de musculation et de moto est persévérant. Pour peu qu’il soit convaincu d’un projet, il ne lâche rien ni personne. Têtu ? Non. Jusqu’au-boutiste ? Carrément !

Le gif préféré de Gabriel

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Google

Thé ou café ?
Thé même l’été

PC ou MAC ?
PC

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Kyo

Picasso ou Rembrandt ?
Tout dépend si on parle du peintre ou de la voiture

Réseau social préféré ?
Instagram

gabriel
#rizpates
#moto
#genoudoctogénaire
#hashtag

Rio

Chief Happiness Officer
guillemets copy 1

"Les chiens n'ont qu'un défaut : ils croient aux hommes" (Elian Finbert)

Rio a rejoint MyDigiCompany en mai 2020 en tant que chief Happiness Officer pour le plus grand bonheur de toute l’équipe… ou presque.
Fan d’écologie, il déteste la voiture et préfère les longues balades en forêt.

Le gif préféré de Rio

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Microsoft comme son père

Thé ou café ?
Qu’est-ce que c’est ?

PC ou MAC ?
Pas fan des écrans, préfère les rapports canins

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Nino Ferrer

Picasso ou Rembrandt ?
Edvard Munch

Réseau social préféré ?
Dogstagram

Rio bleu scaled
#vomitenvoiture
#toutlemondemekiffesauflinda
#beaugoss
#jepueetalors

Clémence

Chef de projet
guillemets copy 1

"Fais de ta vie un rêve et d'un rêve une réalité"

Dès son plus jeune âge, Clémence entretient son goût pour l’international et son accent du sud des Etats-Unis est resté intact lorsqu’elle s’exprime dans la langue de Michael Moore. Une école de commerce et un Master dans le Marketing Digital en poche ont permis à Clémence de se frotter au monde de la publicité, dans une régie parisienne, en charge des programmes marketing online et offline. Sportive, guitariste de haute voltige, touche-à-tout, Clémence est spontanée et toujours de bonne humeur. Une bouffée d’oxygène qui fait du bien !

Le gif préféré de Clémence

gif-site-mdc

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Google

Thé ou café ?
Bière

PC ou MAC ?
Mac

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Beatles (mais sinon Taylor Swift)

Picasso ou Rembrandt ?
Cecilia Giménez

Réseau social préféré ?
skyblog

clemence 3
#minimoys
#chats
#frites
#mangerdemanieregénérale
#concentration
#musique

Nat

Directeur Associé / Expert Hubspot
guillemets copy 1

Ce qui ne te tue pas te rend moins mort.

Ceinture noire multi-disciplines, star d’UX (désolé), adepte d’Hubspot et addict aux fonctionnalités utiles, il passe plus de temps à regarder Netflix qu’à côtoyer de vrais humains. Toujours prêt à dégainer sa caméra ou ses bonnes idées.

Le gif préféré de Nat

GIFNat

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Google

Thé ou café ?
Café (n’a jamais cru au thé, qui est finalement du jus d’herbe)

PC ou MAC ?
Anciennement MAC (et anciennement riche, donc)

CAC40 ou startup ?
Startup, parce qu’on dirait le nom d’un boys band

Beatles ou Stones ?
David Bowie

Picasso ou Rembrandt ?
Edward Hoper

Réseau social préféré ?
Tinder

nat
#netflix
#NBA
#hubspot
#domotique
#herniediscaledemerde

Cyril

Développeur Back-End
guillemets copy 1

Si les ouvriers construisaient les bâtiments comme les développeurs écrivent leurs programmes, le premier pic vert venu aurait détruit toute civilisation

Bayonnais d’origine, Cyril est un développeur infatigable. Piqué par le virus informatique depuis son plus jeune âge, il va jusqu’au bout des choses, prêt à sacrifier ses weekends et ses soirées pour que … ça marche. Programmé pour durer, Cyril est à l’écoute des clients, prêt à rendre service. Et quand il s’autorise une courte pause en dehors des écrans, c’est sur son vélo qu’on le trouve, ou sur le canapé, devant un match de foot !

Le gif préféré de Cyril

GIFCYRIL

Qui suis-je ?

Google ou Microsoft ?
Qwant

Thé ou café ?
Thé, café, bières, whisky (sans glaçons, c’est ca qui rend malade)

PC ou MAC ?
PC….Apple c’est le Mal

CAC40 ou startup ?
Startup

Beatles ou Stones ?
Beatles, Stones et surtout Septic Flesh

Picasso ou Rembrandt ?
Rembrandt

Réseau social préféré ?
La vie ;)

Cyril bleu
#randovélo
#larzac
#rocker
#php
#jaimepasparis