MyDigiCompany collabore avec NS Group et ses trois entités (NS Partner, Nextphone et NS Security) depuis plusieurs années. Trois marques et trois sites internet, mais des outils mutualisés. Parmi ces outils, nous comptons le Marketing Hub Pro de HubSpot, utilisé pour la génération de leads grâce notamment aux formulaires HubSpot ; et Zoho, un CRM qui permet à NS Group de gérer à la fois sa prospection et ses commandes, facturations… Donc pour résumer : un outil dédié au marketing et un second à la partie commerciale et logistique.
Pourquoi connecter HubSpot et Zoho ?
Alors qu’aucune passerelle entre les deux outils n’était mise en place, les leads générés par le site internet arrivaient sur HubSpot, et une notification via e-mail était envoyée à un utilisateur qui se chargeait de créer manuellement le contact et l’affaire dans Zoho. Le lead était ensuite entièrement géré dans Zoho, sans qu’aucune information ne soit envoyée vers HubSpot.
Bien qu’il existe déjà un connecteur entre HubSpot et Zoho, nos équipes ont préféré partir sur une solution plus personnalisée : le développement d’une API. L’objectif de la création de cette API était double :
- Éviter la création manuelle de contacts dans Zoho, une action chronophage souvent mise de côté par les commerciaux.
- Leur permettre de mettre en place des actions marketing ciblées comme du lead nurturing, pour lesquelles il est nécessaire de connaître l’état d’avancement du lead. Mais également donner plus de visibilité sur le traitement des leads et leur qualification aux équipes de MyDigiCompany, chargées du marketing de NS Group.
Pour toutes ces raisons, nous avons donc proposé de développer une API bidirectionnelle entre HubSpot et Zoho.
Comment fonctionne notre API HubSpot et Zoho ?
L’API bidirectionnelle entre HubSpot et Zoho développée pour NS Group suit les étapes suivantes :
- Comme c’était déjà le cas, lorsqu’un lead provient du site internet, le contact est automatiquement créé dans HubSpot grâce aux formulaires.
- En fonction du formulaire HubSpot qui a été rempli (demande rappel, demande de rendez-vous…), le lead peut passer en SQL (Sales Qualified Lead). C’est ce passage en SQL qui déclenche, via Webhook, l’envoi du contact vers Zoho.
- Une fois dans Zoho, le lead est traité par un commercial (appels téléphoniques, envois d’emails…). Lorsque le commerciale reçoit un retour, il crée un “Contact” et une “Affaire” dans Zoho.
- Côté HubSpot, le suivi des étapes de l’affaire remonte dans une propriété de contact :
- Ces informations nous permettent ainsi de mettre en place des actions marketing automatisées sur HubSpot pour les contacts dont la relation avec le commercial n’a pas abouti :
Le projet étape par étape
Rédaction d’un cahier des charges
La première étape consistait à découvrir l’outil Zoho, son mode de fonctionnement étant différent de celui de HubSpot. Il a également fallu comprendre les process de notre client, afin de déterminer les informations qui devaient être envoyées vers Zoho et HubSpot. Nos équipes ont donc rédigé un cahier des charges complet pour initialiser au mieux cette mission.
Réalisation d’un tableau de mapping
Au total, 35 propriétés ont été mappées de HubSpot vers Zoho, et 4 de Zoho vers HubSpot. Pour que ce mapping se fasse sans encombre, nous avons donc réalisé un tableau de mapping :
Afin de créer les champs nécessaires et les connexions dans Zoho, nos équipes se sont coordonnées avec le chef de projet Zoho de notre client. C’est ce travail de collaboration qui nous a permis de faire remonter correctement les informations nécessaires dans HubSpot.
MyDigiCompany n’a pas prévu de s’arrêter là puisqu’une V2 de cette API HubSpot et Zoho est en cours de conception. Le projet : le transfert des leads renseignés directement dans Zoho vers HubSpot. Affaire à suivre…
